Archiwum Narodowe Australii jest agencją powołaną przez Rząd Australii, której zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt rządowych. Główne biuro znajduje się w Canberze, a Archiwum prowadzi mniejsze oddziały w każdej stolicy stanu oraz w Darwinie. Instytucja współpracuje z innymi urzędami publicznymi, udziela porad w sprawach zarządzania dokumentacją oraz opracowuje zasady selekcji i przekazywania akt od agencji rządowych.
Historia
Archiwum Narodowe zostało założone w 1961 roku (początkowo funkcjonowało jako urząd odpowiedzialny za archiwa federalne). Wcześniej gromadzeniem rządowych materiałów zajmowała się Federalna Biblioteka Parlamentarna (obecnie Biblioteka Narodowa Australii) od czasów I wojny światowej. Ustawa o archiwach z 1983 r. była ustawą uchwaloną w celu ochrony archiwów Commonwealthu i określa obowiązki Archiwów Narodowych w zakresie przechowywania, konserwacji oraz udostępniania zasobów publicznych.
Zbiory
Zbiory Archiwów obejmują szeroki zakres dokumentacji dotyczącej działalności rządu federalnego: zapisy związane z Federacją, kancelarią Gubernatorów Generalnych, dokumenty Premierów, materiały z obrad Gabinetu oraz akta ministerstw i innych urzędów. Zbiory dokumentują większość działań, w które zaangażowany był rząd federalny — od polityki wewnętrznej i zagranicznej, przez administrację publiczną, po sprawy społeczne i gospodarcze.
Dostęp i ograniczenia
Archiwum udostępnia akta do wglądu w czytelniach oraz umożliwia wykonywanie kopii dokumentów (w formie skanów lub odbitek). Większość rekordów, które mają ponad 30 lat, jest dostępna dla publiczności, choć istnieją istotne wyjątki i ograniczenia wynikające z ochrony bezpieczeństwa, prywatności lub innych przepisów.
Do materiałów mogą mieć zastosowanie następujące ograniczenia:
- dane dotyczące obronności i bezpieczeństwa,
- informacje prywatne osób żyjących (ochrona danych osobowych),
- surowe dane ze spisów ludności (dane ze spisu powszechnego) objęte ograniczeniami prawnymi,
- dokumenty o znaczeniu kulturowym lub wrażliwe dla rdzennych Australijczyków, których udostępnienie może być ograniczone ze względu na konsultacje i zasady kulturowe.
Niektóre akta są udostępniane publiczności, ale w formie zredagowanej — z usuniętymi lub zaciemnionymi fragmentami. Wnioski o udostępnienie lub odtajnienie akt podlegają procedurom i mogą wymagać dodatkowego czasu lub zgód.
Kolekcje cyfrowe i udostępnianie online
Archiwum stopniowo digitalizuje swoje zbiory i udostępnia je w internecie. Kilka ważnych kolekcji zostało opublikowanych online, między innymi kompletna dokumentacja dotycząca australijskiej służby wojskowej (akta osobowe osób służących w wojsku) obejmująca okres od II wojny burskiej do wojny wietnamskiej. W 2005 r. udostępniono także akta imigracyjne i naturalizacyjne starsze niż 30 lat.
Wyszukiwanie i dostęp do zdigitalizowanych materiałów odbywa się poprzez narzędzia i katalogi udostępnione przez Archiwum — dzięki nim można odnaleźć opisy akt, zamówić kopie lub sprawdzić dostępność cyfrowych kopii. Coraz większa liczba akt jest dostępna online, ale wiele materiałów nadal wymaga zamówienia i wizyty w czytelni.
Usługi i rola instytucji
Poza przechowywaniem dokumentacji federalnej, Archiwum pełni szereg funkcji publicznych i doradczych:
- konserwacja i zabezpieczanie materiałów historycznych,
- digitalizacja i tworzenie kopii zapasowych,
- prowadzenie czytelni i udostępnianie materiałów badaczom, mediom i obywatelom,
- poradnictwo dla agencji rządowych w zakresie zarządzania dokumentacją oraz opracowywanie harmonogramów selekcji i brakowania akt,
- promocja badań historycznych i edukacja publiczna poprzez wystawy, publikacje i zasoby online.
Praktyczne informacje
Aby uzyskać dostęp do akt, warto wcześniej sprawdzić katalog online i zarezerwować materiały do czytelni. Wiele usług Archiwum jest bezpłatnych (przeglądanie opisów i zamawianie kopii cyfrowych w zależności od warunków), ale mogą występować opłaty za reprodukcję, usługi konserwatorskie lub wysyłkę. Procedury udostępniania i zasady ochrony są określone w przepisach wynikających z Ustawy o archiwach z 1983 r. oraz w wewnętrznych wytycznych Archiwum.
Archiwum Narodowe Australii pozostaje podstawową instytucją dokumentującą działalność rządu federalnego i udostępnia cenne źródła dla badaczy, genealogów oraz wszystkich zainteresowanych historią Australii.