Co to jest archiwum? Definicja, rodzaje, funkcje i archiwiści

Co to jest archiwum? Definicja, rodzaje, funkcje i rola archiwistów — kompleksowy przewodnik po przechowywaniu, selekcji i udostępnianiu dokumentów.

Archiwum to zbiór akt. Termin ten jest również używany w odniesieniu do miejsca, w którym te akta są przechowywane. Archiwa składają się z zapisów, które zostały utworzone w trakcie życia jednostki lub organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, archiwum składa się z zapisów, które zostały wybrane do stałego lub długoterminowego przechowywania. Zapisy, które mogą być zapisane na dowolnym nośniku, są zazwyczaj niepublikowane, w przeciwieństwie do książek i innych publikacji. Archiwa mogą być również tworzone przez duże organizacje, takie jak korporacje i rządy. Archiwa różnią się od bibliotek tym, że przechowują unikatowe zapisy. Archiwa można opisać jako przechowujące "produkty uboczne" działalności, podczas gdy biblioteki przechowują "produkty" informacji, których autorem jest konkretny użytkownik. Słowo "archiwa" jest właściwą terminologią, podczas gdy "archiwum" jako rzeczownik lub czasownik jest związane z informatyką.

Osoba, która pracuje w archiwach nazywana jest archiwistą. Badanie i praktyka organizowania, zachowywania i udostępniania informacji i materiałów w archiwach nazywane jest archiwistyką.

Definicja i podstawowe zasady

Archiwum to zarówno zbiór dokumentów mających wartość historyczną, prawną, administracyjną lub kulturową, jak i instytucja lub miejsce ich przechowywania. Podstawowymi zasadami pracy archiwów są:

• Proweniencja (pochodzenie) – zachowanie informacji o twórcy dokumentów, co pomaga odtworzyć kontekst powstania materiału.
• Porządek oryginalny – utrzymanie struktury i układu dokumentów tak, jak były używane przez ich twórcę, aby nie utracić informacji kontekstowych.
• Selekcja i stały dobór – określanie, które dokumenty mają być przechowywane długoterminowo ze względu na ich wartość.

Rodzaje archiwów

• Archiwa państwowe i państwowe instytucje centralne – przechowują dokumenty administracji publicznej, akta o wartości historycznej i prawnej.
• Archiwa regionalne i miejskie – gromadzą dokumenty dotyczące historii lokalnej i samorządów.
• Archiwa korporacyjne – dokumentacja firm i instytucji gospodarczych.
• Archiwa prywatne i rodzinne – osobiste zbiory rodzin, kolekcje źródeł do badań genealogicznych.
• Archiwa kościelne i parafialne – dokumenty związane z działalnością religijną i administracją kościelną.
• Archiwa naukowe i uniwersyteckie – materiały badawcze, archiwa dydaktyczne i naukowe instytucji akademickich.
• Archiwa specjalistyczne – np. archiwa filmowe, dźwiękowe, fotograficzne czy archiwa organizacji pozarządowych.
• Archiwa cyfrowe (elektroniczne) – kolekcje dokumentów powstałych w formie elektronicznej lub zdigitalizowanych z form fizycznych.

Funkcje archiwów

• Zabezpieczanie pamięci i dziedzictwa – zachowanie źródeł dla przyszłych pokoleń i badań historycznych.
• Zapewnienie dowodowości – przechowywanie dokumentów mających znaczenie prawne i administracyjne.
• Wsparcie dla badań naukowych i edukacji – udostępnianie źródeł historycznych, statystycznych i kulturowych.
• Transparentność i rozliczalność – archiwa państwowe i samorządowe umożliwiają kontrolę działań administracji.
• Zarządzanie dokumentacją – dokumenty aktywne (operacyjne) i archiwalne są klasyfikowane i harmonogramowane zgodnie z polityką przechowywania.
• Usługi dla społeczeństwa – udostępnianie kopii, doradztwo genealogiczne, wystawy, edukacja publiczna.

Procesy i czynności archiwalne

• Gromadzenie i przyjmowanie (akcesja) – pozyskiwanie zbiorów od instytucji i osób prywatnych.
• Selekcja i kwalifikacja – ocena wartości dokumentów i decyzja o ich trwałym przechowaniu.
• Opis i katalogowanie – tworzenie opisów archiwalnych zgodnych ze standardami (np. ISAD(G), EAD) ułatwiających odnalezienie materiałów.
• Aranżacja (uporządkowanie) – układanie zbiorów zgodnie z prowieniencją i porządkiem oryginalnym.
• Konserwacja i restauracja – działania fizyczne mające na celu przedłużenie trwałości materiałów papierowych, fotograficznych czy materiałów audiowizualnych.
• Digitalizacja i zachowanie cyfrowe – tworzenie kopii cyfrowych oraz długoterminowe przechowywanie materiałów elektronicznych (migracja formatów, metadane, OAIS).
• Udostępnianie i ochrona dostępu – zarządzanie prawami dostępu, udostępnianie w czytelniach i online, ochrona danych osobowych.

Archiwista — kim jest i czym się zajmuje?

Archiwista to specjalista zajmujący się gromadzeniem, opisem, konserwacją i udostępnianiem materiałów archiwalnych. Do jego zadań należą m.in.:

• przyjmowanie i opracowywanie nowych nabytków (akcesja),
• selekcja akt i tworzenie planów ich przechowywania,
• aranżacja i opis archiwalny materiałów oraz tworzenie katalogów,
• prowadzenie działań konserwatorskich lub zlecanie ich specjalistom,
• koordynacja digitalizacji i zarządzanie repozytorium cyfrowym,
• obsługa badaczy i udostępnianie materiałów publiczności,
• przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących archiwów i ochrony danych osobowych.

Wymagane kwalifikacje to często wykształcenie w dziedzinie archiwistyki, bibliotekoznawstwa, historii lub pokrewnych oraz znajomość standardów opisu archiwalnego, prawa archiwalnego i technologii cyfrowych.

Archiwum a biblioteka i muzeum

• Archiwum – przechowuje unikatowe zapisy i dokumenty powstałe w toku działalności osób i instytucji (akta, korespondencja, protokoły, fotografie, nagrania).
• Biblioteka – gromadzi wydawnictwa masowe: książki, czasopisma, publikacje naukowe i popularne.
• Muzeum – skupia się na przedmiotach materialnych (obiektu kultury, dzieła sztuki, eksponaty) i ich ekspozycji.

Nośniki, ochrona fizyczna i cyfrowa

Archiwa zawierają materiały na różnych nośnikach: papier, pergamin, fotografie, negatywy, płyty CD/DVD, taśmy magnetyczne, pliki cyfrowe. Ochrona zbiorów obejmuje:

• kontrolę środowiska (temperatura, wilgotność),
• odporne na ogień i wilgoć magazyny oraz systemy zabezpieczeń,
• konserwację i zabiegi zapobiegawcze, zapobieganie szkodnikom,
• kopie zapasowe i strategie zachowania cyfrowego (migracja, emulacja),
• wdrażanie metadanych i standardów interoperacyjności, aby materiały były możliwe do odnalezienia i odczytania w przyszłości.

Prawo, dostęp i etyka

Działalność archiwów regulowana jest przepisami prawa archiwalnego, przepisami o ochronie danych osobowych (np. RODO) oraz przepisami dot. tajemnicy państwowej i służbowej. Z tego powodu:

• dostęp do niektórych akt może być ograniczony czasowo (okresy ochronne),
• archiwa muszą równoważyć prawo do informacji z ochroną prywatności,
• etyka archiwalna zobowiązuje archiwistów do rzetelnego opisu, udostępniania i ochrony zbiorów.

Wyzwania współczesne

• zachowanie materiałów cyfrowych i walka z szybkim starzeniem się nośników elektronicznych,
• brak środków finansowych na konserwację i digitalizację,
• potrzeba szkoleń personelu w obszarze technologii cyfrowych,
• zagrożenia klimatyczne i katastrofy, które mogą zniszczyć zbiory.

Udostępnianie i usługi dla użytkowników

Archiwa udostępniają materiały w czytelniach, poprzez katalogi i bazy danych online, oferują cyfrowe kopie, ekspertyzy historyczne, pomoc badawczą oraz wystawy i programy edukacyjne. Wiele instytucji rozwija cyfrowe repozytoria, aby zwiększyć dostępność zbiorów dla badaczy i społeczeństwa.

Podsumowując, archiwum to nie tylko magazyn dokumentów, lecz instytucja pełniąca istotne funkcje społeczne: zachowuje pamięć zbiorową, zapewnia dowody działania instytucji i osób, wspiera badania naukowe oraz dba o bezpieczne i etyczne udostępnianie zasobów.

Pytania i odpowiedzi

P: Co to jest archiwum?

P: Jaka jest różnica między archiwum a biblioteką?

P: Jaka jest funkcja archiwisty?

P: Jakie są źródła archiwów?

P: Jaka jest prawidłowa terminologia dla zbioru dokumentów?

P: Co to jest archiwistyka?

P: Czy zapisy w archiwach są zawsze publikowane?

Szukaj według litery